Essencial, Importante ou Interessante?
Ter clareza sobre o que é essencial, importante e interessante pode abrir caminhos para uma experiência de maior produtividade, organização e um melhor uso do seu tempo.
É incessante a busca de conhecimentos, estratégias e ferramentas que possam favorecer a experiência de uma vida mais organizada, produtiva e eficaz. Ainda mais em tempos dinâmicos, mutantes e acelerados como os que estamos vivendo atualmente.
Basta olhar ao redor para perceber o quanto as pessoas se esforçam (ou se debatem) para dar conta de todos os compromissos que estão na agenda, para conseguir fazer uma gestão minimamente saudável do tempo e assegurar um pouco de equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, para exercer com qualidade todos os papeis que acumulam no dia-a-dia, para manter o foco diante de tantas distrações, atingir seus objetivos e entregar os resultados que precisam ser entregues dentro dos prazos.
E isso não acontece apenas no cenário das empresas. As donas de casa têm se queixado da correria e da falta de tempo para cuidar de todos os seus afazeres e compromissos com a gestão da casa. Os estudantes que estão às vésperas do vestibular perdem-se em meio a tantas prioridades. Até as crianças pequenas parecem estar assoberbadas... Outro dia, minha filha caçula, de 9 anos, parecia estar aflita porque tinha muitas atividades para realizar no dia e não conseguiria assistir a um episódio da série que tanto gosta.
Esse dilema, que é meu e seu, pode ser analisado e discutido sob várias óticas. Algumas delas foram tema de conversas que já tivemos aqui nessa coluna: os princípios da gestão do tempo, a importância da organização e do planejamento, a necessidade de aprender a priorizar, os ladrões de tempo do nosso dia-dia, os cuidados com a procrastinação, o valor disciplina, etc.
E todas essas perspectivas podem ser muito úteis na busca por uma experiência diária mais satisfatória. Desta vez, no entanto, quero acrescentar mais um caminho para essa reflexão, convidando-te a pensar um pouco melhor sobre três palavras. Essencial, importante e interessante.
Na verdade, gostaria de coloca-las na forma de pergunta que, deveria ser feita diante de cada objetivo ou tarefa que você precise executar, de modo a esclarecer o que realmente precisa ser feito. E pergunta é: Para esse objetivo/tarefa, o que é essencial, importante e interessante que eu faça?
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É obvio que a nossa intenção é sempre a mais positiva, a de fazer de forma ideal e perfeita. As vezes vai até um pouco além da intenção e chega no nível de uma exigência que fazemos a nós mesmos em tempo integral. O problema é que nem sempre a passagem das horas e a quantidade de demandas que chegam até nós obedecem a essa expectativa alta demais.
Por isso considero muito relevantes os insights que surgem quando respondemos a essa questão.
Mas antes de tudo, vamos nos alinhar quanto aos significados destas três palavras.
A palavra essencial nos remete ao que é indispensável, fundamental e necessário. Aquilo que, em hipótese alguma, poderia faltar.
A palavra importante nos remete àquilo que é significativo, considerável e valoroso. Aquilo que confere uma aura de reconhecimento e respeito.
A palavra interessante nos remete à ideia de motivação, curiosidade, atração ou vantagem adicional. Aquilo que confere aquele “toque a mais” que tem o poder de nos surpreender.
Para esclarecer ainda mais estes conceitos, quero você os imagine numa figura formada por três círculos, em volta de um núcleo. O núcleo, refere-se ao seu objetivo ou tarefa. O primeiro círculo, imediatamente acima do núcleo e mais central, representa aquilo que é essencial. O segundo círculo, mais medial, representa aquilo que é importante. Por fim, o terceiro círculo, mais periférico, representa aquilo que é interessante.
Você já deve ter percebido que nas famosas CNTP’s (condições normais de temperatura e pressão), nós sempre damos um jeito atender às três dimensões (essencial, importante e interessante) na hora de entregar uma tarefa ou desempenhar um papel. Afinal, estamos aqui pra isso.
O ponto de análise aqui são os objetivos, tarefas e papeis que precisam ser desempenhados fora das CNTP’s, ou seja, quando o tempo está escasso e a agenda está cheia, as demandas se sobrepõem, os prazos estão no limite e as prioridades mudam a todo momento. Qualquer semelhança com a realidade é mera coincidência, como já diziam os autores das novelas.
Desta forma, a resposta a essa questão, pode ajudar na priorização e no planejamento das suas atividades e garantir que, pelo menos o que é essencial e importante seja atendido.
Que tal aplicar essa reflexão em um exemplo?
Imagine que você “ganhou” 15 minutos na reunião de diretoria da empresa, para apresentar os indicadores da sua área, que melhoraram consideravelmente no último trimestre. Você sabe que essa é uma oportunidade muito valiosa e que os 15 minutos serão levados à risca, portanto sua apresentação precisa ser pontual, eficiente e precisa estar pronta em tempo hábil para a reunião. Tudo isso em meio a todas as demais atividades que você precisa executar.
O que é essencial incluir na apresentação? O que não pode faltar de jeito nenhum? Talvez as informações referentes aos processos e procedimentos adotados pela equipe, para que ela chegasse a essa melhoria. O compartilhamento das boas práticas adotadas pode ser de grande valia para as demais áreas da empresa, que tem como cultura a melhoria contínua. Por isso, seu foco deve ser maior nesse ponto da apresentação, assim como o emprego do tempo da sua explanação aos participantes.
O que é importante incluir na apresentação? Talvez uma tabela que mostre os indicadores atuais e os dos últimos 3 meses, evidenciando a curva de crescimento e o quanto ela impacta nos resultados da empresa. Por mais que todos já tenham tido acesso a esses dados, reforça-los durante a apresentação pode agregar valor e enaltecer sua habilidade de gestão. Nesse ponto você pode solicitar que algum membro da equipe reúna esses dados e os organize na tabela, dedicando uma parcela menor de tempo na sua explanação.
O que é interessante incluir na apresentação? O que despertaria ainda mais interesse do público? Talvez, nos minutos finais, você possa comentar sobre as inovações que podem ser implementadas a partir dos ganhos trazidos pela melhoria nos indicadores.
Percebe como as perguntas auxiliam na priorização e preparação desta atividade?
É claro que este é o formato ideal para essa atividade, mas no caso de qualquer imprevisto, interveniência ou indisponibilidade, você já sabe exatamente o que fazer primeiro, onde concentrar a maior parte do seu foco e do seu tempo, para que possa atingir o objetivo de forma satisfatória.
Mais positivo ainda é o fato de essas perguntas se aplicarem a qualquer objetivo ou intenção e a qualquer papel que precisamos exercer. As questões de trabalho, a recepção de um amigo que está de passagem pela sua cidade, a assistência a uma pessoa que esteja precisando de ajuda, as tarefas e pesquisas escolares dos seus filhos, a sua reeducação alimentar, a sua atividade física, a organização da sua casa, o planejamento de uma viagem em família e muitas outras coisas.
Identificar o que é essencial, o que é importante e o que interessante, pode abrir novos caminhos para a sua produtividade e para a gestão do seu tempo.
Um grande abraço e até breve...
Mestre em Administração com Foco em Gestão e Inovação Organizacional, Especialista em Gestão de Pessoas pela Universidade Municipal de São Caetano do Sul – USCS e em Neurociência pela Unifesp.
Psicóloga pela Universidade Metodista de São Paulo.
Executive & Life Coach em nível Sênior, com formação internacional pelo ICI (Integrated Coaching Institute) em curso credenciado pela ICF (International Coach Federation).
Professora convidada dos programas de pós-graduação da FGV/Strong, Universidade Metodista e Senac, dos programas de MBA da Universidade São Marcos e Unimonte, e dos cursos FGV/Cademp, para a área de Gestão de Pessoas.
Professora conteudista do Centro Universitário da Fundação de Ensino Octávio Bastos – UNIFEOB.
Formadora de consultores e treinadores comportamentais.
Atua há mais de 23 anos com Gestão de Pessoas em diversas empresas e segmentos, dentre elas Wickbold, Bridgestone, Bombril, Solar Coca-Cola, Porto Seguro, Grupo M. Dias Branco, Prensas Schuler, Arteb, Grupo Mardel, Tegma, Pertech, Sherwin-Williams, Grupo Sigla, Unilever, Engecorps, Nitro Química, Grupo Byogene, Netfarma, NTN do Brasil, TW Espumas, Ambev, Takeda, Pöyry Tecnologia,
Neogrid, Scania, Kemp, Ceva Saúde Animal, Embalagens Flexíveis Diadema, Sem Parar, CMOC, Camil e Toyota.
Em sua trajetória profissional e acadêmica, já desenvolveu mais de 27.000 pessoas, com uma média de avaliação superior a nota 9,0 em todos seus treinamentos.
Palestrante, consultora de empresas e autora de diversos artigos acadêmicos publicados em congressos e revistas.
Colunista da revista Manufatura em Foco – www.manufaturaemfoco.com.br
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